展会举办的前期准备工作中，需要招展（zhǎn）和招（zhāo）商。招展决定着展会能否举办，而招商却决定着展会是否（fǒu）能够圆满成（chéng）功，因此从某种意（yì）义上说招（zhāo）商比（bǐ）招展更为重要。展会（huì）不仅（jǐn）需要观众，而且更（gèng）需要一定数量和质（zhì）量的（de）专业观众，专业观众的数量与质（zhì）量直接影响（xiǎng）着参展（zhǎn）商的参展效（xiào）益，同时也是展会组织者服（fú）务质量的（de）重要体现。展会组织者在（zài）专业观众（zhòng）方（fāng）面的邀请（qǐng）能力强与否决定了（le）展（zhǎn）会能否做大及其能（néng）否生存发展。但现（xiàn）在很多的（de）展会的组织（zhī）者往往（wǎng）并不重视这一点，因（yīn）为（wéi）专业观众的邀（yāo）请（qǐng）是（shì）需要组织（zhī）者开源的一部分，有些组织者只在意展（zhǎn）会赚（zuàn）钱（qián）的多少，对专业观众的邀（yāo）请并不在意。但（dàn）采购商（shāng）数量不多，何以体现展会的效果。只招展不（bú）招商的情况在（zài）中（zhōng）国（guó）比比皆是。目前（qián）我国的会展业整体呈现出一（yī）种大而不强的局面，这种只（zhī）招展不招商的情况（kuàng）在中（zhōng）国比比皆是（shì），这种情况也（yě）正是（shì）我国（guó）会展业经过这（zhè）么多（duō）年大而不（bú）强的重（chóng）要原（yuán）因之一。所谓的“强”，正是强在展会的专业和效（xiào）果上。展会的（de）专业性（xìng）必然会带动展会的效（xiào）果，而衡量展（zhǎn）会专业性的（de）标准之一，正是展（zhǎn）会的专业观众（zhòng）的多少。因（yīn）此，专业观众的邀（yāo）请对展会组织（zhī）者而言，是很（hěn）重（chóng）要的一（yī）个内容。下面来（lái）介绍一下展会组织（zhī）者可（kě）以（yǐ）依托的一些来进行（háng）专业观（guān）众邀请的方式，在此笔者对此进行一下分类，分为传统渠道和非（fēi）传统（tǒng）渠道（dào）。

　　电（diàn）话（huà）

　　电话邀（yāo）请是（shì）最直接的方式（shì），主（zhǔ）办方（fāng）通过电话随时与计划邀请的观众（zhòng）沟通，向对方发出邀（yāo）请。同时，电（diàn）话邀（yāo）请也是最有（yǒu）效的方式，因为双方通过语言沟（gōu）通，主办方（fāng）向（xiàng）观众介绍展（zhǎn）会的详细（xì）信息，并可以知道对方是（shì）否前来参观；即便对方不愿意来（lái），也可了解原因，并就原因（yīn）做出相应的对策。有（yǒu）些（xiē）展会组织者充分利用（yòng）信息传（chuán）媒（méi），将展会消息用手机短讯（xùn）的（de）方式发（fā）给所有专（zhuān）业观众，这种方（fāng）法既（jì）有（yǒu）目标（biāo）的针对性和（hé）操（cāo）作的简便性，又快又节省费用（yòng），正被越来越多的人采用（yòng）。采用（yòng）手机短讯（xùn）方式邀（yāo）请专（zhuān）业观众，多安排（pái）在展览会开幕前一周和展（zhǎn）览（lǎn）会（huì）期（qī）间（jiān）发送。手机短（duǎn）讯（xùn）邀请的内容应简明（míng）且有所（suǒ）侧重（chóng），邀请语言（yán）多为提示（shì）性质，旨在提醒专业（yè）观众及时（shí）参观展览会。

　　邮件（jiàn）

　　主办方通过（guò）电子（zǐ）邮件（jiàn）或邮寄信（xìn）函，将展会信息发（fā）布给（gěi）计划邀请的（de）观众，向对（duì）方进行邀请。这个方式需要展会组织者要掌握较为丰富的专业观众（zhòng）信息资源。用发（fā）送邮件（jiàn）的（de）方式邀（yāo）请专业观众的优点是较为正式和礼貌，令（lìng）收（shōu）信（xìn）人印象深（shēn）刻，但（dàn）邮（yóu）寄（jì）信函的费用可能会较高（gāo）。

　　采用电子邮件（jiàn）方式（shì）邀请专（zhuān）业（yè）观众（zhòng），一般需要安（ān）排三次以上的（de）发送。其每次邀请（qǐng）内容与（yǔ）邮寄邀请内容相（xiàng）似。在邀请函（hán）的设计上应注意体现电子邮（yóu）件的特点。电（diàn）子邮件邀请函的（de）主题一定要（yào）明（míng）确，以免被网（wǎng）络的（de）过滤软（ruǎn）件误（wù）判为垃圾邮件。向专业观众（zhòng）邮寄信函（hán）邀请集中（zhōng）于展览会开幕前20天左右时间（jiān）发（fā）出，一般每隔（gé）一周发一次，需要发送两（liǎng）至三（sān）次（cì）。每（měi）次邮寄邀请函的内（nèi）容应有所不（bú）同，如第（dì）一次可以是请柬式邀（yāo）请函，第二次可以（yǐ）是告知展览会（huì）配套（tào）活动具体日程邀请函，第三次（cì）可以是附（fù）有展（zhǎn）位平面图的邀请（qǐng）函（hán）。

　　数据库

　　每（měi）年定期举办的展览会，需及时评（píng）估上届展览会邀请观众（zhòng）的效果，如认为存在问题，则应（yīng）在新一届展览会发（fā）布（bù）信息时（shí）进行调整。展会组织（zhī）者根（gēn）据（jù）收集和（hé）整（zhěng）理的专业观众（zhòng）信息（xī），组建成自己拥（yōng）有的数据库，再根据变化的信息进行（háng）相应的（de）梳理、修改。展（zhǎn）会（huì）组织者拥有这一信息（xī）资源，就是其（qí）自身的宝库，通过这第一手的资料（liào），进行专业观众邀请（qǐng）。

　　专业媒体的（de）受（shòu）众群

　　与展（zhǎn）览会（huì）身处行业领域的专业（yè）媒体（tǐ）合作，专业媒体就是服务特定领（lǐng）域的信息平台，直接面（miàn）向的是行（háng）业展（zhǎn）会的展商和观众，所以展会组织者除了（le）在招（zhāo）展过程中选择权（quán）威而覆盖面广泛的专业（yè）媒体合作之外，在专（zhuān）业观（guān）众（zhòng）的邀（yāo）请上同样（yàng）可以借力。专业媒体的发行渠道也可以（yǐ）变为专业（yè）展的宣传（chuán）、招商渠道。

　　招商活动（dòng）推介

　　展会组（zǔ）织者举办活动（dòng）推介会，通过现场交（jiāo）流活动，宣（xuān）扬展会特点（diǎn）、传（chuán）达展会（huì）信息。不仅是通过这种推介活动进（jìn）行招展，同时也是进行招商。推介（jiè）会现场是一个有效（xiào）的（de）招展、招商的平台，展会组织者面对（duì）面的（de）向专业（yè）观众（zhòng）介绍展会，让（ràng）专业观众对展（zhǎn）会（huì）有个（gè）全（quán）方面的了（le）解，因此更容易吸引专业观众。与为推进招展工作而（ér）举行的发布（bù）会、说明会、通气会（huì）所面向的（de）媒体、参展商等（děng）对象不尽相同，确保（bǎo）展会招商推介活动实效的一个关（guān）键点在于能否打（dǎ）通直接或间接面向专业观众（zhòng）的信息渠道，邀请的对象可以是（shì）专业买家、专业媒体、行（háng）业协会、代理招商机构。

　　委托（tuō）专业（yè）公（gōng）司

　　近些年（nián）出现了（le）不（bú）少提供大量客户资料的专业信息收（shōu）集公（gōng）司，他们拥有专（zhuān）业的（de）信息统计和分析技术，展会组织者（zhě）委托这样的公司进行专业观众的邀请。这种方式为展（zhǎn）会组织者提供了大量的专业观众（zhòng）信（xìn）息，帮助（zhù）展会组织（zhī）者更（gèng）全（quán）面（miàn）更准（zhǔn）确得邀（yāo）请到专业观众。目前这种（zhǒng）方式被（bèi）广泛（fàn）应用，业已成为展会组织者邀请专业观众的（de）一条重要途径。

　　组团（tuán）赴境外

　　有些（xiē）政府主导（dǎo）型的（de）展会，地方政府十（shí）分重视，主要（yào）领导轮流带队，各级分（fèn）管部门抽（chōu）人组成规模庞大的出国招商团，分批到各国举办推介会进行（háng）推（tuī）广和邀请。这种方式（shì）确实能广泛邀（yāo）请到国际观众，但是费用（yòng）相对较（jiào）高。

　　观众邀请工作一（yī）般需要与展会展（zhǎn）位（wèi）销售（shòu）工（gōng）作同步，专业性展览会尤其如此。在观众邀请（qǐng）上，专业观众对展会的效果有重（chóng）要的（de）影响，同时普通观众也不能小觑。普通观众（zhòng）存在（zài）潜（qián）在因素，一些普（pǔ）通观众观（guān）展后也可能转变为专业观众。因（yīn）此（cǐ）普（pǔ）通（tōng）观众的（de）邀（yāo）请同样也值得重视。普通观众参观的展览会，一般（bān）在展览会开幕前30天之内（nèi）发送（sòng）邀请，或通过媒体发（fā）布展览会信（xìn）息，从而达（dá）到告知普（pǔ）通观众的目的。媒体（tǐ）发布（bù）展会信息的频次，向（xiàng）特（tè）定人群发（fā）送（sòng）门票的规模，既（jì）要（yào）根据（jù）需（xū）要，也要考虑（lǜ）成本的负担。

　　当今展览市（shì）场（chǎng）竞争激烈，焦点已从争取（qǔ）参展商转为（wéi）争取和组织专（zhuān）业观众，谁（shuí）能够拥有一定（dìng）数（shù）量和（hé）质量的专业观众尤（yóu）其是大采购商，谁就能够取胜。因（yīn）此（cǐ），在（zài）展览策划立项时就必须重视（shì）招商工（gōng）作，同时确保足（zú）够的招商费用，选择确有成效的招（zhāo）商方式。